O que sua empresa precisa saber antes de pagar um DARF

Quem tem empresa pode se deparar com o DARF em diferentes momentos da rotina tributária. Mas pagar a guia é apenas a etapa final. Antes disso, é preciso saber qual tributo está sendo recolhido, como o valor foi apurado, qual código de receita deve ser usado, a que período o pagamento se refere e qual é a data de vencimento.

Entender esse caminho ajuda a conferir as informações antes do pagamento e também a saber o que fazer em situações como atraso, preenchimento incorreto ou necessidade de corrigir um DARF já pago. A seguir, veja como funciona cada uma dessas etapas.

O que é DARF e para que serve?

DARF é a sigla para Documento de Arrecadação de Receitas Federais, uma guia usada para recolher impostos, contribuições e outras receitas federais. O documento reúne informações que identificam aquele pagamento, como o contribuinte, o código da receita, o período de apuração, o valor devido e a data de vencimento.

Para as empresas, o DARF pode aparecer no pagamento de diferentes tributos federais, como Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), PIS, Cofins e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), além de multas, juros e alguns parcelamentos. No entanto, nem toda empresa paga os mesmos tributos ou utiliza o documento da mesma forma.

A necessidade de recolher um valor por DARF depende de fatores como o regime tributário da empresa, o imposto envolvido e a operação realizada. Empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, por exemplo, utilizam o documento para diferentes recolhimentos federais ao longo da rotina fiscal.

Já as empresas optantes pelo Simples Nacional normalmente pagam os tributos incluídos nesse regime por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS. O DARF, no entanto, pode aparecer em situações específicas, como no pagamento de tributos que não fazem parte do DAS, multas ou parcelamentos.

Qual tributo está sendo pago e como chegar ao valor?

Antes de emitir o DARF, a empresa precisa saber qual tributo deve pagar e quanto deve recolher. Essa etapa é chamada de apuração, é nela que se verifica, de acordo com as regras de cada imposto, qual valor será pago à Receita Federal. O DARF vem depois, como o documento usado para fazer esse recolhimento.

A forma de chegar a esse valor muda de acordo com o tributo e com o regime tributário da empresa. Negócios enquadrados no Lucro Real ou no Lucro Presumido, por exemplo, podem recolher por DARF tributos como IRPJ, CSLL, PIS e Cofins. Já as empresas do Simples Nacional utilizam uma guia diferente, o DAS, para pagar a maioria dos seus tributos, recorrendo ao DARF apenas em situações específicas.

Depois que o tributo e o valor devido são definidos, essas informações ajudam a preencher a guia. Além do valor, será necessário indicar dados como o código da receita e o período de apuração, que permitem identificar exatamente o que está sendo pago. Por isso, calcular o imposto e emitir o DARF são etapas relacionadas, mas não são a mesma coisa.

Código da receita: como saber qual usar no DARF?

Depois de identificar o tributo e o valor a pagar, é preciso informar no DARF o código da receita. Esse número indica à Receita Federal qual imposto, contribuição ou outro débito está sendo recolhido. Por isso, ele precisa corresponder exatamente à obrigação que deu origem ao pagamento.

É importante destacar que tributos diferentes têm códigos diferentes. Um DARF para IRPJ, por exemplo, não é identificado da mesma forma que um destinado ao PIS ou à CSLL. E mesmo dentro de um mesmo tributo podem existir códigos específicos de acordo com a situação do recolhimento. Por isso, em vez de escolher o código apenas pelo nome do imposto, é importante conferir qual se aplica ao caso da empresa.

A consulta dos códigos pode ser feita no site da Receita Federal. Antes de emitir e pagar a guia, vale conferir se o código informado corresponde ao tributo que está sendo recolhido, junto com os demais dados do DARF. Um código incorreto pode fazer com que o pagamento seja identificado de forma diferente da obrigação que a empresa pretendia quitar e exigir uma correção posterior.

Período de apuração: de quando é esse imposto?

Além do código e do valor, o DARF precisa informar o período de apuração. Esse campo identifica a qual período corresponde o tributo que está sendo recolhido e ajuda a Receita Federal a relacionar o pagamento à obrigação correta.

É importante não confundir período de apuração com vencimento. São duas informações diferentes no DARF, enquanto o primeiro indica a que período aquele tributo se refere, o vencimento mostra até quando o pagamento deve ser feito.

Por isso, na hora de emitir a guia, vale conferir se o período informado corresponde ao cálculo realizado anteriormente. Código da receita, período de apuração, valor e vencimento fazem parte do conjunto de dados usados para identificar corretamente aquele recolhimento.

Como emitir o DARF?

Depois de apurar o tributo e reunir as informações necessárias, chega a hora de gerar a guia. Um dos principais caminhos é o Sicalc Web, sistema da Receita Federal que permite calcular e emitir o DARF pela internet. De forma geral, a emissão segue estes passos:

1. Acesse o sistema de emissão da Receita Federal;
2. Informe os dados da empresa, como o CNPJ;
3. Selecione ou informe o código da receita correspondente ao tributo;
4. Preencha o período de apuração e o vencimento;
5. Informe o valor principal que será recolhido;
6. Confira os dados e gere a guia.

Antes de pagar, confira os dados do DARF

Com a guia emitida, vale fazer uma última conferência antes do pagamento. Um dado preenchido incorretamente pode fazer com que o recolhimento não seja identificado como esperado e, dependendo do caso, exigir uma correção. Confira principalmente:

• CNPJ da empresa: para verificar se o pagamento está associado ao contribuinte correto;
• Código da receita: deve corresponder ao tributo que está sendo pago;
• Período de apuração: precisa indicar o período ao qual aquele recolhimento se refere;
• Data de vencimento: mostra até quando a guia pode ser paga dentro do prazo;
• Valor principal: deve ser o mesmo valor apurado para aquele tributo;
• Multa e juros: se houver atraso, confira se os acréscimos foram incluídos;
• Número de referência: quando esse campo for exigido para o pagamento.

Essa revisão ajuda a identificar possíveis diferenças entre o que foi apurado e o que aparece na guia antes que o pagamento seja feito.

Como pagar o DARF pelo Itaú Empresas?

Quem tem conta no Itaú Empresas pode concentrar o pagamento de tributos junto com outras movimentações financeiras do negócio. O DARF está entre as guias aceitas pelos canais do banco, inclusive quando não possui código de barras. O pagamento pode ser feito pelo Itaú Empresas na internet ou pelos canais disponíveis para a empresa.

Para empresas que precisam administrar um volume maior de compromissos, o menu Contas a Pagar, do SISPAG, permite centralizar pagamentos e acompanhar informações como data, horário e pessoa responsável pela inclusão ou autorização. Também há possibilidade de pagamentos em lote por transmissão de arquivos, o que pode ajudar negócios com uma rotina financeira mais complexa.

Alguns tributos também podem ser agendados. No caso do DARF, o agendamento pode ser feito dentro do mês de vencimento, respeitando os prazos e as condições do serviço. Depois que o pagamento é efetivado, o comprovante fica disponível para consulta nos canais do Itaú Empresas.

O DARF venceu. E agora?

Se o DARF venceu antes do pagamento, o valor precisa ser atualizado com os acréscimos pelo atraso. Em vez de pagar a guia antiga com o mesmo valor, o caminho é recalcular o débito e gerar um novo DARF. Isso evita que parte da dívida continue em aberto mesmo depois do pagamento.

Em geral, o atraso gera multa de mora de 0,33% por dia, limitada a 20% do valor devido. Também podem incidir juros calculados com base na taxa Selic: entram no cálculo as taxas acumuladas a partir do mês seguinte ao vencimento até o mês anterior ao pagamento, mais 1% referente ao mês em que a dívida é paga.

A atualização pode ser feita pelo Sicalc, da Receita Federal. No sistema, é possível informar dados como CNPJ, código da receita, período de apuração e valor principal para calcular os acréscimos legais e emitir um novo DARF. Como existem situações em que o próprio Sicalc não calcula multa e juros automaticamente, vale conferir as regras do tributo antes de concluir a emissão.

Paguei o DARF com uma informação errada. Dá para corrigir?

Se o erro for percebido antes do pagamento, o caminho é corrigir os dados e emitir uma nova guia. Mas, se o DARF já foi pago com alguma informação incorreta, pode ser necessário fazer uma retificação do pagamento, conhecida como Redarf.

O Redarf permite corrigir dados como código da receita, período de apuração, data de vencimento e número de referência. Também é possível ajustar a distribuição dos valores informados, desde que o valor total pago não seja alterado. A solicitação pode ser feita pelos serviços digitais da Receita Federal, selecionando o pagamento que precisa ser corrigido e informando os dados certos.

Há situações que exigem um procedimento diferente. Se a correção envolver a troca do contribuinte, por exemplo, a Receita exige a abertura de um processo digital. E, se o problema for um pagamento feito em valor maior que o devido ou que não deveria ter sido feito, o Redarf não é o caminho, já que, nesses casos, pode ser necessário solicitar restituição ou compensação do valor.

Entender como o DARF funciona ajuda a tirar essa obrigação do campo do “só pagar a guia” e colocar o tributo dentro da rotina financeira da empresa. Saber o que está sendo recolhido, de onde vem o valor e quais informações precisam ser conferidas reduz a chance de erros e facilita o acompanhamento dos pagamentos.